Sommigen slapen er niet van. Anderen zijn bang het helemaal te verknallen. Je hebt ook teams die er niet wakker van liggen, die er zelfs wel naar uitzien om met de auditor(s) in gesprek te gaan. Ook iets voor jou? We geven vijf tips, gebaseerd op een jarenlange auditpraktijk en het begeleiden van teams voor de grote dag:
Een audit is een gepland onderzoek of jullie werkwijze voldoet aan van te voren vastgestelde criteria. Bedenk dat het in de basis altijd gaat om drie vragen: (1) Opzet: hoe is het bedacht en hoe voldoet dat aan de eisen? (2) Bestaan: komt de uitvoeringspraktijk daarmee overeen? (3) Werking: leidt het allemaal tot de oorspronkelijke bedoeling? Dat laatste krijgt nog wel eens te weinig aandacht wanneer de nadruk te veel ligt op het voldoen aan de regels.
Tip één: begin samen op tijd
Natuurlijk een open deur, maar wel meteen de beste tip!
- Wat is jullie verhaal in het gesprek met de auditor? Natuurlijk willen jullie ‘slagen’, maar wat wil is er nog meer uit te halen?
- Waar gaat het goed, waar werken jullie aan verbeteringen? Hoe kan je dat laten zien?
- Wat is er gedaan met de opmerkingen bij de vorige audit?
Tip twee: neem zelf de regie
Realiseer je dat het ook jullie audit is! Natuurlijk is de auditor de ‘baas’, maar je kunt altijd voorstellen doen. Wees daar niet te voorzichtig in.
- Doe een voorstel voor het auditprogramma, gebruik je creativiteit. Wat ondersteunt jullie verhaal het beste?
- Wat kan je daarvoor laten zien, wie moeten daar zeker bij betrokken worden?
- Ga uit van openheid over lastige punten, plaats ze wel in je verhaal van hoe het was, hoe het op het moment van de audit is, en wat jullie voor ogen staat (geen ‘foto’ van vandaag, maar een ‘filmpje’).
Tip drie: wees respectvol en assertief
Dan is het moment daar en krijgen jullie de auditor(s) op bezoek. Begin met vertrouwen in je eigen verhaal, jullie ‘frame’.
- Blijf tijdens de auditgesprekken vasthouden aan je eigen verhaal. Neem als het even kan initiatief in het gesprek (‘ik wil u graag eerst vertellen wat we hier de afgelopen jaren hebben meegemaakt’), vind in de gesprekken een ‘haakje’ om toch jullie punt te maken.
- Kom je er in de gesprekken niet helemaal uit, raak dan niet in paniek. Verwijs naar iemand anders of geef aan dat je er in de loop van de dag even op terug zult komen. Of spring in wanneer je ziet dat iemand er niet uitkomt. Iets verkeerds gezegd: kom er ook dan op terug.
- Heb je geen idee meer waar het over gaat in de gesprekken, blijf daar dan niet in meegaan. Vraag een ’time out’ om dat aan de orde te stellen. Iedere auditor zal dat graag uitleggen.
Tip vier: vraag of accepteer
Meestal is aan het einde van de auditdag(en) een terugkoppeling met goede punten en zaken die aandacht nodig hebben.
- Wanneer je het concept auditrapport ontvangt, leg dan niet op alle slakken zout. Respecteer de waarnemingen en de conclusies. Misschien is het niet helemaal goed gezien, maar blijkbaar hebben jullie wel bijgedragen aan dat beeld.
- Stel vragen over feitelijkheden wanneer ze volgens jullie niet goed zijn weergegeven. Vooral wanneer ze tot verkeerde conclusies hebben geleid. Accepteer het overige.
- Organiseer een evaluatie om na te gaan hoe het hele traject is verlopen, of jullie verhaal goed uit de verf is gekomen en wat je een volgende keer anders zult doen.
Tip vijf: houd het vast
Wacht niet to de volgende audit, ook al is die nog zó ver weg.
- Blijf met elkaar scherp op doelstellingen, eisen, processen en verbeterpunten.
- Agendeer dat met regelmaat. Ga ook dan moeilijke punten niet uit de weg.
- Maak je nooit afhankelijk van een audit om er achter te komen wat er goed gaat en wat niet.
Vragen of suggesties: neem contact op met Ouke Pijl van Kwaliteit.pro.